ビジネス英語:ワンポイントアドバイス|ライティング

 主語 : We ~、You ~

英語でビジネスレターを書こうとしている人によく質問されるのは、主語に 「I (私は)」、又は、「We(私たちは)」 を使って書くのと、 主語に 「You(あなたは)」 を使って書くのと、どちらがいいのですか、ということです。

主語に “I ”、又は、“We ” を使って書く文書を 「We-attitude の文」、主語に “You ” を使って書く文書を 「You-attitude の文」 といい、 アメリカでは、どちらの文を書くと手紙を受け取った人がよく読んでくれるのかを心理学的に分析してアドバイスを行っています。

あなたが書くビジネスレターの内容が、手紙を受け取った人にとって何か得があるような内容であれば、 「You-attitude の文」 で書くことをお勧めします。You で始めることにより相手の関心をひきつけることができます。

例えば、「35%の割引を得た」という知らせは、相手が喜ぶ お知らせですので、下記のようにします。
 例) You can take an opportunity to get a 35 percent discount.

また、あなたが書くビジネスレターの内容が、手紙を受け取った人にとって不利益な内容であれば、 「We-attitude の文」 で書くことにより、相手を傷つけないことになります。

「航空便で本を送ることはできません。」という悪い知らせは、下記のように書きます。
 例) I am afraid I cannot send a book by air mail.
この文を、「You cannot get a book by air mail.」 と書いてしまうと、手紙を読んだ相手は不愉快になってしまいます。

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