ビジネス英語:ビジネスレター|書き方
督促状 : collection letter
商取引が完了した時点で、顧客に対して支払をお願いするメール・文書を督促状 (collection letter) と言います。 アメリカの学校では、一般的に、督促する状況を3つの段階に分け、それぞれの場合の書き方をアドバイスしています。
この3段階の言い方の例として、“First step”、 “Second step”、 “Final step” とか、 “Reminder stage”、 “Discussion stage”、 “Urgency stage” というものがあります。
第一段階は、日本のビジネスでも通常行われている、請求書 (invoice) の発行です。この請求書には、次のことが明記される必要があります。
- ・the amount owed (請求金額)
- ・the transactions for the time period involved (商取引が実施された日)
- ・the terms and date of payment (支払条件及び支払日)
第二段階は、支払が行われていない理由を探る為のメールとなります。この文書は、「You-attitude の文」 で書かれることが必要で、 下記のことに気配った内容にします。
- ・personal
(好意的なことを示す為に、担当者本人がサインする) - ・inquire
(うっかりわすれたのか、商品・サービスに問題があったのか、質問する) - ・persuasive
(支払いよる顧客のメリットを、説得力のある内容で書く)
第三段階は、最後通告のメールとなります。第二段階の督促に対して、顧客より、具体的な苦情、又は、支払延期、分割支払い等の要請がない場合に 送ります。この文書では、法的な手段も取られる可能性があることを知らせますので、より公式な物にする必要があり、次のことが重要です。
- ・signed by an executive
(担当者ではなく、上司、もしくは、重役、社長がサインする) - ・state steps are taken
(可能性のある法的行動等を明記する) - ・last chance
(顧客には、最後のチャンスがあることを書く)