ビジネス英語:ビジネスレター|書き方

 督促状 : collection letter

商取引が完了した時点で、顧客に対して支払をお願いするメール・文書を督促状collection letter) と言います。 アメリカの学校では、一般的に、督促する状況を3つの段階に分け、それぞれの場合の書き方をアドバイスしています。

この3段階の言い方の例として、“First step”、 “Second step”、 “Final step” とか、 “Reminder stage”、 “Discussion stage”、 “Urgency stage” というものがあります。

第一段階は、日本のビジネスでも通常行われている、請求書invoice) の発行です。この請求書には、次のことが明記される必要があります。

  • ・the amount owed (請求金額)
  • ・the transactions for the time period involved (商取引が実施された日)
  • ・the terms and date of payment (支払条件及び支払日)

第二段階は、支払が行われていない理由を探る為のメールとなります。この文書は、「You-attitude の文」 で書かれることが必要で、 下記のことに気配った内容にします。

  • ・personal
      (好意的なことを示す為に、担当者本人がサインする)
  • ・inquire
      (うっかりわすれたのか、商品・サービスに問題があったのか、質問する)
  • ・persuasive
      (支払いよる顧客のメリットを、説得力のある内容で書く)

第三段階は、最後通告のメールとなります。第二段階の督促に対して、顧客より、具体的な苦情、又は、支払延期、分割支払い等の要請がない場合に 送ります。この文書では、法的な手段も取られる可能性があることを知らせますので、より公式な物にする必要があり、次のことが重要です。

  • ・signed by an executive
      (担当者ではなく、上司、もしくは、重役、社長がサインする)
  • ・state steps are taken
      (可能性のある法的行動等を明記する)
  • ・last chance
      (顧客には、最後のチャンスがあることを書く)

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