多くの会社では、注文 (order) する場合に独自の注文書、
または、発注書 (purchase order:PO) を使用しています。
これらの決まったフォーマット(書式)には、下記の内容が含まれています。
- 1. 品名
(the name of the item)
- 2. 品名番号
(catalog number, style number, model number, etc)
- 3. 数量
(quantity, such as units, dozens, cases, sets, etc)
- 4. 明細
(description, such as size, weight, color, material, etc)
- 5. 価格
(unit price)
- 6. 合計金額
(amount)
- 5. 支払方法
(method of payment)
- 5. 納期
(desired delivery date)
- 5. 発送方法
(method of shipment)
- 5. 納入先
(delivery address)
決まった書式がない場合は、上記の項目内容を含んだビジネスレターを出すことになります。例えば、カタログにあるプリンターを注文する場合は、
- We have seen your catalog, and would like to order the printer:
-
Description | Quantity | Unit price | Amount |
MODEL X100 | 2 sets | US$500 | US$1,000 |
- Please ship via UPS to our headquarters by Wednesday, June 30, and charge to our account.
内容は、「UPS (United Parcel Service) で6月30日水曜日までに本社に送付願います。また、弊社の口座に請求願います。」となっています。