注文を頂いたお客様に、注文の発送が完了した場合には、発送通知 (shipping notification) で知らせることが必須となっています。このお知らせには、注文品の注文番号、配送業者、予想到着日と配達状況が分かる配送業者が発行する 追跡番号 (tracking number)を明記します。
例えば、「ご注文ありがとうございました。お客様の注文、プリンターX100 2台(注文番号1234)は、発送されました。今週中に、貴本社に到着致します。 なお、ユナイテッド・パーセル・サービス(UPS:United Parcel Service) で発送され、その追跡番号は、201XXXX です。」 と書く場合は、下記の様になります。