ビジネス英語:ビジネスレター|例文

 苦情処理 : adjustment letter

お客様から送られてきたクレームに対する回答の手紙を “adjustment letter苦情処理の為のレター”といいます。

adjustment letter苦情処理の為のレター”の目的は、まず初めに 「あなたのクレームレターは確かに受け取りました」 と知らせることです。

  • Thank you for your letter of Friday, 23 January 2009 regarding your order.
  • (あなたの注文に関する2009年1月23日の手紙ありがとうございます。)

この書き出しで重要なことは、決して「your claim letter」 と書かないことです。 「your letter」 と書くことでお客様の印象がよくなります。

次に、お客様に問題がない苦情の場合は、「率直に謝る」 ことです。

  • Please accept our apologies for the damaged shipment.
  • (商品が破損していたことをお詫びします。)

そして、「問題は処理された」 ということを知らせることです。

  • Today, we reshipped the TY-50XD Standard Equipment that you ordered.
  • (本日、あなたが注文したTY-50XD 標準装置を再発送しました。)

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